В рамках модуля электронного документооборота существует возможность инициирования и поддержки документооборота, как список последовательно реализуемых задач различных операторов в рамках данного бизнес-процесса. Источником инициации циркуляции в документообороте ReportEx, является введение в систему нового документа, который затем должен быть “обслужен” многими людьми в компании. Например, счета-фактуры по затратам должны быть утверждены уполномоченным лицом, формально проверены и, зачислены в систему бухгалтерского учета.
Циркуляция указанного документа в электронной версии заключается в назначении определенных задач, которые в данном документе должны выполнять сотрудники выбранных подразделений и другие лица, в зависимости от ролей, выполняемых ими в организации. Благодаря определению ролей, можно указать замены операторов. Передача указанного документа может осуществляться двумя способами. Первый заключается в том, что документ можно передать оператору через сообщение, а он отметит факт ознакомления с ним. Второй способ состоит в выполнении задания, назначенного для него человека (например, оценка документа, принятие, профессиональное описание).
Электронные документы
Модуль позволяет сотрудникам компании вести учет различного рода документов, которыми оперируют в организации. Это могут быть, как внешние документы (счета, договора, предложения), так и внутренние документы компании (регламенты, распоряжения, документы по контролю качества, запросы, заявления и т. д.).
Каждый электронный документ в рамках хранилища описывается через карточку документа. В рамках карточки определяется вид документа, название, и много других особенностей. Из-за типа документа, могут быть определены дополнительные особенности, которые позже могут быть использованы, например, контрагент, сумма нетто, дизайн и другие, любые особенности.